DEPARTAMENTO DE RESERVAS

RESERVAS QUE ES?

       La acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano.

MISIÓN

   Mantener el alto nivel de ocupación, manejando la disponibilidad de habitaciones en forma efectiva, alcanzando la mayor rentabilidad.

VISIÓN 

        Incrementar el conocimiento y profesionalidad del personal, lograr nuevos negocios a través de las compañías nuevas que nos llaman y nos visitan.

OBJETIVO

Es la renta de habitaciones noche a noche.

FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES

FUNCIONES ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

SISTEMA CENTRAL DE RESERVAS

Se divide en dos:

• Red de reservaciones afiliadas

Es una red interna para varios hoteles en varios sitios por sistema de agencias de viajes físicas y virtuales.

• No afiliados

FORMAS DE RECEPCIÓN DE RESERVACIONES

•     žPersonales
• ž      Teléfono
• ž      Por télex
• ž      Vía Fax
• ž      Vía correo electrónico
• ž       Vía Internet

TIPOS DE RESERVACIONES

• CONFIRMADAS (NO GARANTIZADAS)

Cuando la Reserva es Provisoria. Cuando el PAX no da señal se le da una hora limite de llegada generalmente es a las 18:00

• GARANTIZADAS

Si el PAX no se presenta en la fecha estipulada ,les cobrara una noche de alojamiento. Termino es NO SHOW

• PROVISIONALES

No ofrecen seguridad, sujetas a cambios. Tienen fecha limite de vencimiento y deben pasar a confirmadas o garantizadas

• EN LISTA DE ESPERA

Hay que darle al PAX una fecha prudencial si vamos a tener habitaciones disponibles o no.

• DE GRUPO (INTERMEDIARIO)

Son aquellas mayores de 10 habitaciones, en la misma fecha y características similares. Pueden ser:

Fijas:Fechas establecidas

Diferidas:concertadas esporádica -mente cualquier época del año.

• TOUR CONDUCTOR

Son las personas responsables por los grupos, goza de cortesía en habitación o del plan.

• ALLOMENT

Son reservaciones especiales y globales con las agencias de viajes y líneas aéreas. Es un contrato que asegura a una empresa un determinado numero de habitaciones para su venta particular, se debe llevar un doble control.

• RESERVACION NEGADA

Aquella que no es posible aceptar, aun después de haberla colocado en lista de espera. Se debe actuar con diplomacia.

• RESERVACION CANCELADA

Dos causas: que el cliente cancele ó el hotel cancele por falta de espacio

PLAN DE RESERVACIONES (PLANING)

Que es? Registro impreso donde se registran todas las reservaciones.

TIPOS DE PLANES

• Por numero o nombre de habitaciones: Se asigna la hab. en el momento de la reserva.
• Por tipo o categoría de habitaciones: Características de las habitaciones, sencillas, dobles matrimoniales,dobles individuales, triples, suites.

MEDIOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS EN  SISTEMAS DE RESERVAS DE HOTELES

• PROGRAMA ZEUS

  Brinda en forma rápida, confiable y segura la información que se solicite por módulos.

• PROGRAMA FIDELIO FRONT OFFICE

Permite el manejo de toda la información de su hotel de una forma muy fácil e intuitiva, ayudándole a incrementar los márgenes de satisfacción del huésped y por consiguiente sus ingresos.

CLASES DE TARIFAS PARA RESERVAS

• RACK

Es la tarifa basica o base la cual se publica y se realizan los diferentes descuentos.

• COMERCIAL

Corporativa

• NETA O MAYORISTA

No manejan comisión  se da un valor fijo y la agencia realiza un aumento a la tarifa (Agencias de Viajes).

• TRAVES INDUSTRY

Colegas hoteleros (Trabajadores Hoteleros).

• PARA LARGAS ESTADÍAS

Estadía mayor a un mes.

• LAY OVER

Vuelos cancelados, los paga la aerolínea al huésped.

• AIR CREW

Solo pilotos

• TARIFAS DE GOBIERNO Y EMBAJADAS

• PAQUETE DE LUNA DE MIEL

• FIN DE SEMANA

• ESPECIALES O NEGOCIADAS

 PROCEDIMIENTOS APLICADOS POR LOS EMPLEADOS DE RESERVACIONES

1.  RUN OF THE HOUSE: 
2. ASIGNACIÓN DE LA HABITACIÓN DURANTE LA RESERVACION

 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE CANCELACIONES

RECEPCIÓN

• žSe deben solicitar todos los datos
• žTener en cuenta si es reserva garantizada
• žAgradecer por el llamado a cancelar

CANCELACIÓN

• žRegistrar la fecha y la hora de la cancelación
• žNombre y firma del empleado
• žEliminar el registro del plan de reservaciones
• žArchivar la hoja de cancelación junto con una copia 

RELACIÓN CON EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

• žEl dpto. de ventas suple de todas las informaciones  necesarias en cuanto a tarifas y condiciones, para realizar las ventas de habitaciones.
• žDpto. de Ventas suministra todos los paquetes vigentes, tarifas nuevas, planes de comida, tarifas especiales.
• žActualización de las cuentas comerciales que mantienen negocios con el hotel.
• žRecibirá solicitudes de tarifas de compañías nuevas y tendrá la opción de manejar otras tarifas menores.

PLANES FRECUENTES

• PLAN DE HOTEL: Tarifa plena
• PLAN CORPORATIVO: Exclusiva para empresas
• COMPLEMENTARY: Clientes potenciales, paga gastos extras (Consumo+Iva+Seguro Hotelero)
• FULL COMPLEMENTARY: Clientes potenciales, no pagan gastos extras (Iva Consumo+Iva Hotelero+Seguro Hotelero)